Seit dem Jahr 2021 gelten im Kanton Aargau neue Regelungen für die Rückerstattung der Quellensteuer. Wer quellensteuerpflichtig ist, sollte wissen, unter welchen Bedingungen ein Rückerstattungsgesuch gestellt werden kann. Besonders zwei Fälle sind relevant: der zu Unrecht abgezogene Feuerwehrpflichtersatz und die Vermeidung einer Doppelbesteuerung gemäss internationalen Abkommen. Dieser Text bietet eine umfassende Übersicht über Voraussetzungen, Vorgehen, Fristen und weitere wichtige Hinweise.

Was ist die Quellensteuer?

Die Quellensteuer ist eine Steuer, die direkt an der Einkommensquelle erhoben wird. Das bedeutet, sie wird in der Regel direkt vom Arbeitgeber vom Lohn abgezogen und an die Steuerbehörden überwiesen. Diese Regelung betrifft vor allem ausländische Arbeitnehmende, die in der Schweiz arbeiten, aber hier keinen steuerlichen Wohnsitz haben.

Gründe für eine Rückerstattung

Es gibt zwei häufige Situationen, in denen ein Rückerstattungsgesuch Sinn ergibt und auch zulässig ist.

Feuerwehrpflichtersatz

In gewissen Gemeinden müssen Einwohner eine Ersatzabgabe leisten, wenn sie feuerwehrpflichtig wären, dieser Pflicht aber nicht nachkommen. Wenn jemand zu Unrecht als abgabepflichtig eingestuft wurde, kann dieser Abzug zurückgefordert werden. Dies ist etwa der Fall, wenn die betroffene Person keine Feuerwehrpflicht hat, ihr aber dennoch der Betrag automatisch vom Lohn abgezogen wurde.

Doppelbesteuerung

Viele Arbeitnehmende wohnen im Ausland, arbeiten aber in der Schweiz. In solchen Fällen kann es passieren, dass das Einkommen sowohl im Wohnsitzstaat als auch in der Schweiz besteuert wird. Um dies zu vermeiden, bestehen mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen. Wurde trotzdem Quellensteuer abgezogen, obwohl das Abkommen dies nicht vorsieht oder nur in reduziertem Umfang, kann ein Rückerstattungsantrag gestellt werden.

Wer kann einen Antrag stellen?

Ein Antrag auf Rückerstattung kann nur gestellt werden, wenn tatsächlich eine Quellensteuerpflicht bestanden hat und der Steuerabzug bereits erfolgt ist. Betroffen sind vor allem Personen mit ausländischem Wohnsitz, die in der Schweiz Einkommen erzielen. Die Rückerstattung muss aktiv beantragt werden, eine automatische Rückzahlung findet nicht statt.

Ablauf der Antragstellung

Der Rückerstattungsprozess ist klar geregelt und umfasst mehrere Schritte.

Formular ausfüllen

Zunächst muss das entsprechende Antragsformular vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Die Formulare sind in der Regel online auf der Website der Steuerverwaltung des Kantons Aargau verfügbar.

Unterlagen beilegen

Zum Formular müssen die geforderten Unterlagen beigelegt werden. Diese sind im Formular selbst aufgeführt. Wenn Dokumente in einer Fremdsprache vorliegen, ist zusätzlich eine deutsche Übersetzung erforderlich. Eine unvollständige Einreichung kann den Prozess erheblich verzögern.

Antrag einreichen

Das vollständig ausgefüllte Formular mit allen Beilagen wird bei der zuständigen Stelle eingereicht. Nach dem Eingang erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Diese bestätigt lediglich den Eingang, noch nicht aber die Prüfung oder den Entscheid.

Kontakt für Rückfragen und Einreichung

Falls Sie Fragen zur Einreichung oder zu den Formularen haben oder Ihren Antrag direkt einsenden möchten, wenden Sie sich bitte an:

Kantonales Steueramt
Departement Finanzen und Ressourcen
Sektion Quellensteuer / Revisorat
Tellistrasse 67
5001 Aarau

Telefon: +41 (0)62 835 26 66
E-Mail: qust-revisorat@ag.ch

Prüfung und Entscheid

Die Steuerbehörde prüft den Antrag zu einem späteren Zeitpunkt auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Bei Bedarf werden zusätzliche Informationen angefordert oder Rückfragen gestellt. Nach Abschluss der Prüfung wird eine Abrechnung erstellt.

Auszahlung oder Nachforderung

Je nach Ergebnis der Prüfung wird ein allfälliger zu viel bezahlter Steuerbetrag rückerstattet. Sollte sich hingegen herausstellen, dass zu wenig Quellensteuer abgeführt wurde, kann auch eine Nachforderung erfolgen.

Welche Fristen müssen eingehalten werden?

Ein Rückerstattungsantrag muss spätestens fünf Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres eingereicht werden, in dem der Steuerabzug erfolgt ist. Wenn also im Jahr 2021 Quellensteuer bezahlt wurde, muss der Antrag bis spätestens Ende 2026 eingereicht sein. Diese Frist ist verbindlich und gilt ausschliesslich für den Kanton Aargau.

Wichtig ist zudem, dass pro Steuerjahr nur ein Antrag gestellt werden darf. Nach Einreichung und Bearbeitung ist der Entscheid endgültig und kann nicht nochmals angefochten werden. Für Steuerjahre vor 2021 durften entsprechende Gesuche nur bis zum 31. Dezember 2020 eingereicht werden. Seither gelten nur noch die oben erwähnten zwei Rückerstattungsgründe.

Wie lange dauert die Bearbeitung?

Die Bearbeitungszeit variiert je nach Komplexität des Falls. Besonders bei der sogenannten ordentlichen Quellensteuer, bei der zusätzliche Abklärungen notwendig sind, kann es zu längeren Wartezeiten kommen. In solchen Fällen muss mit mehreren Monaten Bearbeitungszeit gerechnet werden.

Eine vollständige und saubere Einreichung hilft dabei, den Prozess zu beschleunigen. Fehlende Unterlagen oder unklare Angaben führen fast immer zu Verzögerungen, weil Rückfragen notwendig werden.

Welche Kosten entstehen?

Für die Einreichung eines Rückerstattungsgesuchs fallen keine Gebühren an. Der gesamte Vorgang ist kostenlos. Dies bedeutet, dass keine finanziellen Risiken bestehen, wenn ein Antrag gestellt wird. Gerade bei grösseren Beträgen oder über längere Zeiträume hinweg kann eine Rückerstattung eine spürbare finanzielle Entlastung darstellen.

Tipps für eine erfolgreiche Rückerstattung

Damit Ihr Antrag möglichst reibungslos bearbeitet werden kann, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Verwenden Sie das offizielle Formular für den betreffenden Rückerstattungsgrund.

• Reichen Sie alle geforderten Unterlagen vollständig ein.

• Achten Sie bei fremdsprachigen Dokumenten auf eine korrekte Übersetzung ins Deutsche.

• Beachten Sie die Fünfjahresfrist ohne Ausnahme.

• Halten Sie bei Rückfragen die Eingangsbestätigung bereit.

• Planen Sie eine längere Bearbeitungszeit ein, insbesondere bei komplexeren Fällen.

Fazit

Ein Rückerstattungsgesuch der Quellensteuer ab dem Jahr 2021 kann sich lohnen, insbesondere bei fehlerhaft abgezogenem Feuerwehrpflichtersatz oder zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung. Der Prozess ist klar geregelt, erfordert jedoch eine sorgfältige Vorbereitung. Wichtig ist vor allem die Einhaltung der Fristen sowie die vollständige Einreichung aller erforderlichen Unterlagen.